Koniec z ręcznym przepisywaniem faktur
Ręczne wprowadzanie faktur do systemu to jeden z najbardziej czasochłonnych procesów w księgowości. Według badań, 45% czasu księgowych pochłania przygotowanie i wprowadzanie danych. A co jeśli powiem Ci, że AI może to zrobić w sekundy?
Nowoczesna technologia OCR (Optical Character Recognition) w połączeniu z AI osiąga dokładność 98-99% — znacznie więcej niż ręczne wprowadzanie danych, które ma średnio 90% dokładności.
Twarde liczby z 2024 roku
- 0.5-4 sekundy — tyle zajmuje przetworzenie jednej faktury przez AI
- 99% dokładności — nowoczesne systemy OCR z AI
- 81% mniej czasu — firmy używające automatyzacji vs metody manualne
- 60-80% redukcja kosztów — z 15-40$ do 2-5$ za fakturę
- 0.3% vs 3.6% — poziom błędów po vs przed wdrożeniem OCR
Jak działa automatyzacja faktur?
Krok 1: Skanowanie lub import
Faktura trafia do systemu — ze skanera, maila, lub uploadu. Format nie ma znaczenia: PDF, zdjęcie, nawet pognieciony skan.
Krok 2: Rozpoznawanie OCR + AI
System rozpoznaje tekst i rozumie strukturę dokumentu. Wie, gdzie szukać numeru faktury, NIP-u, kwot, dat. Nowoczesne LLM (Large Language Models) radzą sobie nawet z niestandardowymi formatami.
Krok 3: Walidacja danych
AI sprawdza poprawność: czy NIP istnieje, czy kwoty się zgadzają, czy data jest prawidłowa. Wątpliwe przypadki trafiają do weryfikacji przez człowieka.
Krok 4: Eksport do systemu księgowego
Dane automatycznie trafiają do Symfonii, Optimy, SAP czy innego systemu. Zero przepisywania.
ROI — kiedy się zwróci?
Policzmy na przykładzie biura rachunkowego obsługującego 200 klientów:
- Średnio 500 faktur miesięcznie
- Ręczne wprowadzanie: 3 minuty/faktura = 25 godzin miesięcznie
- Koszt pracownika: 50 zł/h = 1250 zł miesięcznie
- System OCR: 500-800 zł/miesiąc
- Oszczędność: 450-750 zł miesięcznie + 20+ godzin na ważniejsze zadania
Przy jednorazowym wdrożeniu za 3000-5000 zł, zwrot następuje w 4-6 miesięcy. Sprawdź naszą ofertę automatyzacji dokumentów z OCR.
Najczęstsze obawy
"A co jeśli system się pomyli?"
Dobre systemy mają wbudowaną weryfikację pewności. Jeśli AI nie jest pewne odczytu (np. słaba jakość skanu), dokument trafia do ręcznej weryfikacji. Nie "zgaduje" — prosi o pomoc.
"Mamy niestandardowe faktury od kontrahentów"
Nowoczesne AI z LLM radzi sobie z dowolnym formatem. System uczy się rozpoznawać faktury od konkretnych dostawców i z czasem jest coraz dokładniejszy.
"To pewnie skomplikowane wdrożenie"
Typowe wdrożenie trwa 1-2 tygodnie. Integrujemy się z Twoim obecnym systemem księgowym — nie musisz niczego zmieniać.
Podsumowanie
Rynek automatyzacji faktur rośnie w tempie 32.6% rocznie — z 2.8 miliarda dolarów w 2024 do prognozowanych 47 miliardów w 2034. Firmy, które wdrażają OCR teraz, zyskują przewagę konkurencyjną.
Jeśli Twój zespół spędza godziny na przepisywaniu faktur, czas to zmienić. 70 godzin miesięcznie to niemal pełen etat — etat, który możesz przeznaczyć na rozwój firmy.